Як вдало планувати та контролювати бізнес-процес?

0
174

Вести бізнес на листочку чи вручну в Excel – це повільний і впевнений шлях до банкрутства. Ви можете посперечатись з цією думкою, але все ж, рано чи пізно ви дійдете до того, що необхідно облік вашої діяльності вести серйозно, а всі процеси контролювати. Тут на допомогу приходять програмні забезпечення, що значно спрощують життя підприємця та допомагають налагодити комунікацію і всередині між працівниками, і зовні з контрагентами. Наприклад, графік Ганта в сервісі Бітрікс24 допоможе якісно планувати час виконання завдання та контролювати його ефективність. Це не новинка в бізнесі, бо графіки Ганта вперше були винайдені більше 100 років назад, тому такий метод перевірений часом та досвідом його користувачів.

Якщо простими словами, то діаграма Ганта чимось нагадує звичайний онлайн-планувальник, де ви створюєте подію чи проект, задаєте йому термін виконання, стежите за процесом, визначаєте на якому етапі знаходиться проект, відзначаєте його завершення та результати. До того ж робити це ви можете в режимі реального часу без додаткових виправлень чи повторного створення проекту, якщо виявлено неточність чи проект потребує доповнення.

Значною перевагою діаграми Ганта перед онлайн-планувальниками є:

  • простота;
  • зручність використання;
  • зрозумілість процесів;

Адже вам не потрібно використовувати інших програмних продуктів, переключатись між вкладками, додатково виділяти місце на вашому комп’ютері під програмне забезпечення, намагатись налагоджувати синхронізацію між Бітрікс24 та програмою-планувальником. Достатньо в самому Бітрікс24 після створення шаблону вашого проекту натиснути на кнопку «діаграма Ганта». Система сама побудує вам графік, а ви за допомогою фільтрів можете створювати та контролювати кожне завдання.

За допомогою діаграми Ганта можна також відстежувати відсоток продуктивності кожного виконавця та швидкість виконання завдання, що вам як керівнику допоможе встановити на якому рівні знаходиться компетенція вашого працівника, що виправити та чи простежується прогрес. Також ви можете налагодити процеси свого бізнесу, побачити, які працівники у ньому братимуть найактивнішу участь, хто має з ким взаємодіяти для досягнення бажаного результату. Діаграма Ганта допомогає структурувати процес, розбити його на підкатегорії, виділити основне що дозволить вам подивитись на проект зі сторони та оцінити, який етап вимагає змін чи уточнень.

У Бітрікс24 діаграми Ганта прописані максимально зручно, у різних кольорових палітрах та шрифтами, які не перетворюють ваш проект на суцільний текст складний для розуміння. Прострочені завдання виділяються червоним, тому вам легко їх відстежувати, для цього не потрібно переглядати кожну підзадачу окремо. При наведенні курсору на завдання висвітлюється додаткова інформація по ньому (статус, виконавець, хто створив завдання, коротка суть, пріоритетність). Також є додаткові опції делегування завдань, призупинення проектів, додавання в розпорядок робочого дня.

Користуючись діаграмами Ганта та Бітрікс24 зокрема ви завжди тримаєте руку на пульсі та допомагаєте своєму бізнесу ставати кращим. А добре налагоджений процес дає вам змогу заробити більше для своєї компанії загалом, для себе та своїх працівників.