Світ рухається вперед і щоб не відставати від найсучасніших тенденцій потрібно завжди впроваджувати інноваційні рішення. Так, за кордоном все більшої популярності набирають сучасні системи контролю доступу та обліку робочого часу. Завдяки цим системам багатьом компаніям вдалося значно оптимізувати роботу компанії і приможити свої прибутки. В Україні також є компанії, які займаються встановленням сучасних систем контролю доступу та обліку робочого часу, а зважаючи на успішний європейський досвід ці системи стають все популярнішими.
До прикладу, уявімо типовий офіс сучасної компанії. Які комунікації та інженерні системи в ньому присутні? По-перше, звичайно ж, це пожежна сигналізація, вентиляція, димовидалення, кондиціювання. Наявність зазначених систем регламентується вимогами законодавства. Сучасне офісна будівля оснащується зазначеними системами на етапі будівництва. Далі слід згадати структуровані кабельні мережі для забезпечення роботи комп’ютерів та оргтехніки. Навіщо потрібні охоронна сигналізація і відеоспостереження також зрозуміло будь-якому власнику бізнесу.
А ось з системою контролю і управління доступом в офісі не все так явно. Багато можливостей і функції цієї системи не настільки очевидні. Керівники компаній і власники бізнесу часто навіть не підозрюють: які приховані можливості існують в цих системах при установці в офісі. Нижче ми привели кілька доказів на користь установки контролю доступу і обліку робочого в офісі і найбільш часто затребувані функції.
Чим мій офіс гірше?
Якщо до Вас в офіс прийшов Ваш клієнт або партнер, важливо з самого початку створити правильне враження, і тут важливі всі деталі. Наявність домофона і зчитувача на вході стало такою ж нормою, як багатоканальний телефон, привітна дівчина на ресепшн і диван, на якому можна посидіти і випити чашку ароматної кави в очікуванні потрібного співробітника.
До цього варто додати, що статус компанії – це не тільки хороший офіс в престижному місці, не тільки корпоративна етика, не тільки хороший WEB сайт, але і складна сукупність багатьох факторів. Наявність системи контролю і обліку робочого часу в офісі це ознака серйозної компанії, яка піклуватися про безпеку свого бізнесу, захисту власної інформації та інформації про свого клієнта.
Домофон для відвідувачів, а не для співробітників
Напевно, багато хто спостерігав ситуацію, коли секретар при характерному звуці домофона не повертаючись до монітора машинально натискає на ньому кнопку. Це відбувається через те, що при установці домофона не був передбачений режим входу для співробітників офісу. У підсумку, відеодомофон виконує функцію відволікання секретаря, або охоронця, а не завдання забезпечення безпеки офісу. Чи варто було витрачати гроші і встановлювати відеодомофон, замок і т.п.?
Цю проблему вирішить навіть найдешевша автономна система, в якій зберігаються ідентифікатори співробітників. В цьому випадку домофон буде турбувати секретаря або охоронця тільки у справі, коли виникає необхідність поспілкуватися з відвідувачем і з’ясувати мету візиту. В інший час вони зможуть зайнятися своїми безпосередніми і більш важливими обов’язками.
Важливі приміщення в офісі
Після того, як ми визначилися з необхідністю системи контролю доступу на вхідній групі, потрібно звернути увагу і на інші приміщення в офісі.
Знову уявімо собі офіс сучасної успішної компанії. Люди активно переміщаються по офісу, дзвінки, біганина, всі двері навстіж. Але ж часто, маленький папірець на столі може коштувати дорогого, не кажучи про те, наскільки важливі документи можуть бути в прямому доступі будь-якого співробітника в бухгалтерії, кабінеті керівника. Приміщення можна закривати на ключ, але носити з собою в’язку ключів ніхто не буде, та й фраза “Я ж на хвилинку!” зламає всі вимоги по замикання приміщень.
Що може бути простіше і очевидніше, ніж встановити зчитувачі і електрозамки на найбільш відповідальні приміщення? Це не коштує дорого і при цьому дуже ефективно. Співробітникові не потрібно думати про закриванні приміщення, про ключі, про те кому можна заходити в приміщення, а кому не можна. Все концентруються виключно на роботі!
Крім приміщень з документами і матеріальними цінностями системою контролю і управління доступом прийнято оснащувати склад, серверну, електрощитову, виробничі приміщення і архів.
А ось купити систему контролю доступу ви можете на сайті компанії “Сучаснi системи безпеки бiзнесу”.
А ось облік робочого часу, який контролюється спеціальною системою, то він відмінно працює на великих заводах з окремою прохідний з встановленими турнікетами і функцією заборони повторного проходу (antipassback), в офісі настільки громіздкі системи нам не доступні. Найпростіший і ефективний спосіб фіксації приходу і відходу співробітників в офісі – це біометричний зчитувач на вході. Часто це навіть окрема система використовувана тільки для розрахунку робочого часу.
Системи обліку робочого часу – відмінний інструмент для керівника, який бажає нарешті навести порядок з трудовою дисципліною в офісі. Найчастіше, навіть сама наявність системи і процедури ідентифікації на початку і в кінці робочого дня, вже робить сильний психологічний вплив на злісних порушників.